Las reuniones de trabajo forman la base para la ejecución de muchos proyectos dentro de las empresas, la comunicación y la colaboración son clave para la realización de estos, en promedio cada semana se pasan de 4 a 6 hrs. en juntas, y entre el 25 y el 50% de las mismas son improductivas, para aprovechar al máximo el tiempo y que muestren resultados tangibles dentro de las empresas, responde las siguientes preguntas:

¿Cuál es el objetivo de la junta? Identifica qué mensaje o acción esperas como resultado, evalúa si no es más efectivo resolver el tema utilizando un mail o una conversación uno a uno.

• ¿Cuál es la lista de asistentes? Sólo incluye a quienes les compete el asunto, que puedan comunicar y delegar las resoluciones a las que se llegue.

• ¿Cómo será el itinerario de la junta? Envía los temas por tratar, de preferencia que no pasen de tres y ordénalos por: urgente, prioritario e importante.

• ¿Cómo será la comunicación? La ventaja de enviar previamente los asuntos a tratar permite a los asistentes a llevar por escritos sus dudas y opiniones, agilizando el proceso de comunicación y ahorrando tiempo evitando lo que no está programado.

• ¿Cómo se registran los acuerdos?  Al inicio de la junta, comenta que al final asignarás a alguien que realicé y envíe la minuta, siempre rota a quien la lleva, así te aseguras de que todos presten atención.

Las reuniones no deben superar los 30 minutos, si necesitas acordar cosas con diferentes departamentos, hazlo por separado y a través de una sola persona que pueda delegar a los demás los acuerdos.